Werk slimmer, niet harder – 10 tips om effectiever te werken

Je komt terug op werk na die geweldige skivakantie of gaat, zoals ik, met een nieuwe periode starten. Na een dag werken is het soms net alsof je nooit een vrije dag hebt gehad. Dat moet beter kunnen toch? Daarom vandaag de benodigdheden om (nog) effectiever te werken en te leven.

10 benodigdheden om effectiever te werken

Ik noem tien ingrediënten waarmee je (nog) slimmer kunt werken. Wellicht lukt het niet om alles in één keer toe te passen, maar dat geeft niet. Pik dan af en toe een punt uit om mee aan de slag te gaan en help jezelf in kleine stapjes vooruit. Effectiever werken, let’s do this!

1. Een droom

Iedereen heeft dromen, maar niet iedereen werkt hier ook naar toe. De één wil graag een wereldreis maken, de ander wil graag aan de top van de carrièreladder staan. Denk na waarover je droomt en wat je wilt realiseren. Lukt het jou om je droom waar te maken met de dingen die je op dit moment doet in het leven?
Wanneer je dromen omzet in doelen kun je ze makkelijker realiseren, dat zorgt ervoor dat jij je leven in eigen handen houdt, geen verassingen meer! (dus dat klavertjevier mag ook de prullenbak in).

2. Een masterplan

Om je doel te verwezenlijken heb je natuurlijk een geniaal plan nodig. Het geheim om je doel te behalen? Een goede planning! (hoe saai dit antwoord ook mag klinken) Plan ver vooruit, zodat je goed kunt zien waar je naar toe werkt.

Om jezelf te motiveren kun je het beste je hoofddoel in kleinere doelen verdelen. Geef je zelf bijvoorbeeld elke week een subdoel. Elke dag kan je dan iets (kleins) doen om je week doel te behalen. Op deze manier heb je een plan omgezet in gerichte taken en voor je het weet is je doel bereikt.

Houd je voornemens en harde afspraken van elkaar gescheiden in je planning. Anders kun je ze straks niet meer uit elkaar houden. Om effectief te blijven, kun je elke week reflecteren of jouw acties je dichter bij je doel gebracht hebben.

3. Lijstjes, lijstjes en meer lijstjes

Je houdt er van of je haat ze: lijstjes. Toch zijn ze echt wel handig. Juist om creatief te blijven. Wanneer je dingen opschrijft hoef je ze niet meer te onthouden. Dat zorgt ervoor dat je weer ruimte in je hoofd houdt voor creatieve spinsels, maar ook voor rust. Je lijstjes kunnen functioneren als een persoonlijke assistent of tweede brein. De vrije ruimte in je hoofd kun je dan gebruiken om heldere, stressvrije beslissingen te nemen.

De volgende lijstjes helpen je om effectiever te werken (of leven):

• To-do lijst: Een actielijst met alle taken die je in één keer af kunt handelen
• Projecten lijst: Bestempel elke taak die je in meerdere keren moet doen tot project, zo kun je de taken het makkelijkste verwerken.
• Wachtlijst: Soms zijn er taken die je pas kunt uitvoeren als iemand anders iets gedaan heeft. Ook kan het zijn dat je op iemand anders moet wachten. Noteer deze dingen op een aparte lijst.
• Ideeënlijst : Op deze lijst kun je allerlei dingen opschrijven die in je opkomen of die je overweegt nog eens te gaan doen. Mocht je een keer tijd over hebben, dan kun je ze altijd nog uitvoeren.

De lijstjes kun je verwerken in je dagelijkse planning. Zorg ervoor dat je eerst een taak afhandelt voordat je aan de volgende taak begint. Anders worden je lijstjes alleen maar langer en lijkt het doel alleen maar verder weg. Plus, wat is er nou lekkerder dan alle dingen van het lijstje te kunnen strepen aan het einde van de dag?

Het werkt het beste om je planning/lijstjes samen op één plek te bewaren. Zo heb je een beter overzicht en kun je niks vergeten. Het bewaren kan in een mapje, maar tegenwoordig heb je hier ook handige apps voor.

4. Een rustige werkplek

Begin bij de basis. Een ordelijke en secure werkstijl, waarmee je effectief resultaat behaald begint bij de werkplek zelf. Zorg ervoor dat je zo min mogelijk afleiding hebt. Want hoewel wij denken dat we allemaal goede multitaskers zijn, halen we de beste resultaten wanneer we ons op één ding focussen. Zorg er daarom voor dat je werkplek opgeruimd is en dat mensen je niet telkens kunnen storen. Zo kun jij je goed focussen. Rust is the key to result.

Ook is het slim om je meldingen voor social media en e-mail uit te schakelen, want voor je het weet ben je weer een -ik hoop dat iemand mijn browsergeschiedenis wist als ik dood ga – filmpje aan het kijken terwijl je net zou beginnen met je nieuwe opdracht. Je e-mail kun je lezen en beantwoorden wanneer het jouw het beste uitkomt. Dit hoeft niet elk moment van de dag. Doe dit bijvoorbeeld om 10.30, 15.00 en 17.00 uur.

5. Een wekker

Wanneer je een productievere mindset hebt besef je hoe belangrijk het is om je tijd effectief in te delen. Wat zou je doen als je maar de helft van de tijd had? Zijn er aanpassingen mogelijk in je gewoontes waardoor je meer resultaat kunt behalen in minder tijd.

Een wekker kan je helpen om gerichter te gaan werken. Hier is het idee: deel de taken van je lijstjes (punt 3) zo in dat je ze in 30-40 minuten kunt doen. Wanneer je dit doet kun je een wekker zetten voor 45 minuten. In deze tijd moet je de taak af hebben (je hebt al rekening gehouden met uitloopt tijd, dus dat moet makkelijk lukken zonder stress). Wanneer je de taak klaar heb kun je 10-15 minuten een pauze houden. Zo kun je jezelf weer opladen voor de volgende taak met nieuwe concentratie.

6. Hulptroepen

Natuurlijk zijn we onafhankelijk en natuurlijk kunnen we alles zelf. Maar het leven kan soms zoveel makkelijker worden met een beetje hulp. Het voordeel van de wekker tactiek (punt 5) is dat je ook meer inzicht krijgt in hoe lang je met iets bezig bent. Wanneer je eenmaal beschikt over dit inzicht, kun je bedenken hoe het nóg effectiever kan.

Misschien besteed je de meeste tijd van je werkdag aan het uitleggen van iets, dat kan vast handiger? Schakel dan bijvoorbeeld iemand in om een mooie infograpic voor je te maken of doe het zelf met behulp van handige websites die je hebt gevonden.
Houd de volgende vraag in je achterhoofd: ‘Wie of welke hulpmiddelen kan ik inschakelen om mijn werk nog effectiever te maken?’

7. Zelfkennis

Ken jezelf! Weet hoe je in elkaar zit. Draai jezelf eens helemaal uit elkaar (figuurlijk) om alles te bekijken:
– Wanneer ben je het scherpst? Ben je een ochtend- of avondmens?
– Hou je van stille of rumoerige ruimtes?
– Welke taken vind je leuk om te doen, welke taken niet? Enzovoorts..
Alleen wanneer je jezelf goed kent, kun je het beste uit jezelf halen. Heb jij de meeste energie in de ochtend? Zorg er dan voor dat je alle taken waarbij je veel moet nadenken in de ochtend plant en de routinetaken (zoals je e-mail beantwoorden) op de tijden wanneer je een 4-uur-Cup-a-Soup- momentje hebt. Op die manier kun je veel effectiever werken.

Neem ook de tijd om naar je emoties te luisteren. Hoe eerder je opmerkt dat je ergens boos of verdrietig van wordt, hoe eerder je de situatie kunt accepteren en/of veranderen. Neem daarom de tijd voor meditatie (zoals de regel zegt: mediteer elke dag en dubbel zolang op een drukke dag) of ga een uurtje doelloos wandelen.

8. Structuur

Ritme en regelmaat betekenen voorspelbaarheid. Voorspelbaarheid klinkt tegenwoordig haast als een scheldwoord, maar kijk ook eens naar de andere kant. Door meer structuur in je leven kun je flexibeler zijn. Het klinkt misschien tegenstrijdig, dat is het niet. Als je meer structuur in je leven hebt zorgt dat ervoor dat dingen op automatische piloot gaan.
Wanneer dingen op automatische piloot gaan, betekent het dat je er nauwelijks nog over na moet denken en dat spaart energie. De energie die je overhoudt kun je dan gebruiken voor de dingen die écht belangrijk zijn.

Zoals uiteten gaan in dat nieuwe leuke restaurant of gaan shoppen voor een leuke nieuwe outfit.
Juist in je werk is het fijn om structuur aan te brengen, je verkleint dan de kans om dingen te vergeten en daarnaast werk je een stuk sneller.

9. Goed eten

Eten heeft meer invloed op je dan je denkt. Dat je door te veel slechte vetten en suiker dik en lelijk wordt is inmiddels wel bekend. Maar weet je ook hoeveel invloed je eten heeft op je hersenen? Onze hersenen gebruiken 20% van de calorieën die je eet. Het energiegebruik van je hersenen is dus erg hoog.

Je hersenen functioneren het best met de goede vetten uit bijvoorbeeld vis of olijfolie. Dit gecombineerd met verse groenten, fruit, noten en bonen hebben een positief effect op je gezondheid.

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar het effect van gezond eten op de werkvloer. Daaruit kwam naar voren dat gezond eten de productiviteit van werknemers verhoogt en daarnaast zorgt voor betere prestaties. Mensen die goed eten, werken dus effectiever.

10. Rust

Het laatste, maar misschien wel het belangrijkste punt: rust. Het heeft geen zin om als een kip zonder kop een onrealistische planning te volgen. Gun jezelf momenten van rust, zodat je jezelf weer op kunt laden. Ga eens even helemaal niks doen. Ontspanning is het geheim voor een lange adem en voor effectiever werken.

Wat doe jij om zo efficiënt mogelijk te werken?

P.s. In Nederland werkt deze aanpak goed, werk je in het buitenland dan zul je soms flexibeler moeten zijn. Een planning maken is dan ook niet altijd mogelijk. In mijn verhaal temperamentvolle onderhandelingen schreef ik over een bizarre gebeurtenis toen ik aan het werk was in Gambia.